POLITICA DE TRATAMIENTO Y PROTECIÓN DE DATOS PERSONALES

1. Generalidades.

HOGAR Y MODA S.A.S. en cumplimiento de lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en la cual se regula los deberes de los Responsables y/o Encargados del tratamiento de datos de personas naturales y con el fin de garantizar los derechos fundamentales de los titulares de la información y el debido proceso, adopta política y procedimiento, mediante el cual avala el correcto cumplimiento de la Ley Estatutaria; y en particular, instrumentaliza los procesos para la atención de las consultas y reclamos realizados por los titulares de la información.

Así mismo, establece el procedimiento para el tratamiento de los datos personales a través del ciclo de vida del dato en los términos que establece el Régimen de Protección de Datos Personales.

2. Objetivo de la política de tratamiento de datos personales.

HOGAR Y MODA S.A.S. con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, se permite presentar la política de tratamiento y protección de datos personales de la compañía en relación con los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los titulares de la información.

En esta política, HOGAR Y MODA S.A.S. detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta a efectos de proteger los datos personales de los titulares, como la finalidad de la recolección de la información, deberes del Responsable y deberes de los Encargados del tratamiento de datos personales.

Así como especifica la información correspondiente de protección al titular, encargados de atender las “PQRS” peticiones, quejas, reclamos y solicitudes; la definición y atención de los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información. En este mismo sentido, puntualiza acerca de las acciones necesarias para atender y dar a conocer las decisiones que correspondan en consecuencia a la garantía de los derechos de los titulares.
HOGAR Y MODA S.A.S. en cumplimiento del derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar, rectificar, consultar y suprimir las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Solo se recolecta datos personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su titular, implementando para tal efecto, medidas de seguridad para la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales.

3. Marco Legal aplicable.

✓ Ley Estatutaria 1581 de 2012
✓ Ley Estatutaria 1266 de 2008 Habeas Data
✓ Artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia
✓ Ley 1273 de 2009, ley delitos informáticos en Colombia
✓ Decreto 1377 de 2013
✓ Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015
✓ Sentencia C-748
✓ Ley 527 1999 comercio electrónico y de las firmas digitales
✓ Decreto 2364 de 2012 reglamentación de la firma electrónica

4. Alcance: La presente política, es aplicable a los datos de personas naturales o jurídicas registradas en las bases de datos relativas a potenciales candidatos a empleo, empleados, potenciales contratistas, contratistas, potenciales proveedores, proveedores, potenciales clientes y clientes de HOGAR Y MODA S.A.S., los cuales sean objeto de recolección y tratamiento por parte de la Compañía.

5. Definiciones.

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones que se esbozan a continuación:

a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c) Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
d) Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa de fallecimiento de esta. (heredero)
e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
f) Habeas data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas o privadas.
g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
h) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
i) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
j) Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: se refiere al presente documento.

k) Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

6. Principios.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política y Procedimiento para la Protección de Datos Personales, se adoptarán los siguientes principios rectores de la normatividad colombiana para dar cumplimiento con lo estipulado en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012.

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

7. Autorización.

HOGAR Y MODA S.A.S. al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una Autorización a los Titulares por medio físico, electrónico, llamadas telefónicas “prueba de audio”, mensajería electrónica (WhatsApp), portal ecommerce, formularios web y otros medios alternativos necesarios con su debida prueba de autorización, informando sobre las finalidades específicas del tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.

La autorización de los Titulares podrá manifestarse por: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización. Siempre y cuando de ser necesario se pueda verificar dicha autorización.

HOGAR Y MODA S.A.S. conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de seguridad para la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
De igual manera, se indica que, todo cambio en la política será informado y registrado en el formato de control de cambios para que los titulares de los datos conozcan en todo momento modificaciones, adiciones y aspectos de mejora continua incorporados.
Nota: Si el titular de los datos pasado 30 días después de haberse notificado los cambios sobre las políticas y/o avisos de privacidad no presenta ninguna objeción las mismas, estas quedaran en firme.

8. Situaciones en las que no se requiere de previa autorización por parte del titular.

La ley prevé que en los siguientes casos no es necesaria la autorización para el tratamiento de datos personales:

• A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley
• A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo;
• A las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
• A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
• A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.
• A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
• Información requerida por una autoridad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

9. Personas a quienes se les puede suministrar la información.

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley

10. Revocatoria de la autorización.

De acuerdo con lo establecido con la Ley, en el supuesto en que en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, los Titulares o sus representantes (como es el caso de padres que ejerzan la patria potestad de un niño, niña o adolescente) podrán solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, salvo que por disposición legal o contractual se impida dicha revocatoria, indicando en dicho caso, las razones concretas con base en las cuales considera que se está dando la situación de no respecto a los mencionados alcances.

HOGAR Y MODA S.A.S., como responsable del tratamiento, deberá confirmar haber recibido la solicitud de revocatoria de autorización, incluyendo su fecha de recepción. Se podrá objetar la misma si a juicio de HOGAR Y MODA S.A.S. no se presentan el supuesto indicado por el Titular o si tal revocatoria implica una afectación para la prestación de información, seguimiento o cumplimiento de derechos o de obligaciones por parte de la entidad y respecto del Titular, caso en el cual deberá informarlo al mismo por escrito para que éste tome las medidas ante las autoridades que considere pertinentes.

La solicitud de revocatoria de la autorización puede ser total o parcial. Será total cuando se solicite la revocatoria de la totalidad de las finalidades consentidas a través de la autorización; será parcial cuando se solicite la revocatoria de algunas finalidades dependiendo de la solicitud de revocatoria. Este calificativo deberá ser expresado de manera clara en la solicitud de revocatoria de la autorización.

11. Finalidades del tratamiento.

Los Datos Personales de los Titulares son recolectados por HOGAR Y MODA S.A.S.
en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:

a) Fines fiscales, contables, administrativos, contractuales, comerciales, de atención al cliente, de gestión de clientes y marketing, incluyendo campañas de (rifas, juegos y espectáculos) establecidas dentro de los programas de fidelización que sean realizados por Hogar y Moda S.A.S y/o encargados.
b) Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros.

c) Implementar programas de fidelización.
d) Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.
e) Realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio.
f) Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
g) Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
h) Actividades de geo referenciación y estudios estadísticos.
i) Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Compañía o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.
j) Realizar contactos para informar sobre el proceso de cobranza de las obligaciones.
k) Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
l) Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, fondos de pensiones y cesantías, entidades bancarias, entre otros.
m) Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.
n) Brindar información exógena de operaciones comerciales a entidades públicas para temas de cumplimiento normativo.
o) Finalidades varias – Campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
p) Finalidades varias – Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR) /Recepción y gestión de requerimientos internos o externos sobre productos o servicios
q) Finalidades varias – Transporte de mercancía a nivel nacional
r) Gestión Jurídica – Consultorías, asesorías y servicios relacionados
s) Gestión Técnica y Administrativa – Administración de Sistemas de Información; gestión de claves, administración de usuarios, etc.; Envío de comunicaciones
t) Seguridad física, (CCTV) para la seguridad del edificio, puntos de venta, empleados, clientes, proveedores y visitantes de la organización.
u) Servicio de telecomunicaciones – Comercio electrónico
v) Trabajo y bienestar social – Declaración y pago de aportes de seguridad social.
w) Prestaciones a desempleados.
x) Subsidios y otras prestaciones económicas
y) Relaciones laborales y condiciones de trabajo.
z) Seguridad y control de acceso a edificios.
aa) Recursos humanos – Formación de personal (Identificar brechas de conocimiento de los colaboradores de la compañía con el fin de cerrarlas).
bb) Finalidades varias – Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones.
cc) Recursos humanos – Promoción y selección de personal; Promoción y gestión de empleo; Prevención de riesgos laborales; Prestaciones sociales; Gestión de trabajo temporal; Gestión de personal; Gestión de nómina; Información de Empleados
dd) Gestión contable, fiscal y administrativa – Verificación de datos y referencias; Requerimiento por organismo de control – Datos privados y/o sensibles, Gestión de proveedores y contratistas; Gestión de cobros y pagos, Gestión de facturación, Gestión de clientes, Control de Inventarios; Atención y seguimiento de Requerimientos de autoridad judicial o administrativa
ee) Finalidades varias – Registro de entrada y salida de documentos
ff) Publicidad y prospección comercial – Ofrecimiento productos y servicios
gg) Seguridad pública y defensa – Seguridad vial (Emisión seguro obligatorio de accidentes de tránsito – SOAT)

hh) Finalidades varias – Gestión de estadísticas internas (Segmentación de clientes, rfm (recencia, frecuencia y monto) es un indicador de la forma que está consumiendo el cliente, montos y hábitos de consumo).
ii) Finalidades varias – Fidelización de clientes (Fidelización y motivación de clientes para las compras, acumulación de puntos de las compras, entrega de premios. Desarrollar y enviarles campañas de comunicación a los clientes con fines informativos o de mercadeo; información sobre la celebración de alianzas y con fines estadísticos; Para permitirle a los titulares ganar puntos por compras o estrategias comerciales; Para hacer uso de sus puntos como medio de pago en comercios aliados).
jj) Finalidades varias – Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones
kk) Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones
ll) Publicidad y prospección comercial – Venta a distancia; Ofrecimiento productos y servicios.
mm) Otras finalidades que se definan serán comunicadas y se solicitará su debida autorización del titular de los datos.

La información suministrada por el Titular será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados o archivados en términos seguros establecidos por la compañía, a efectos de ser divulgados cuando la ley así lo exija.

La Compañía, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes referidas, recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales como, por ejemplo: ingresos, patrimonio, estados financieros, documento (Estado de resultado y balance general), nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, ingresos, entre otros. Lo anterior se justifica pues HOGAR Y MODA S.A.S. es una compañía cuyo objeto social es de naturaleza comercial y consiste en la realización de toda actividad comercial y civil lícita en el país y en el extranjero sin reserva ni limitación alguna interviniendo en forma individual o en asociación con otras personas jurídicas o naturales. No obstante, lo anterior, principalmente la sociedad se dedicará a:

1. La compra y venta de toda clase de mercancías, nacionales o importadas, especialmente en el ramo del calzado, prendas de vestir, tecnología, electrodomésticos y mercancías en general; la venta de motos, carros, venta de aparatos de tecnológicos, venta de computadores, venta de partes de computadores, ventas de elementos para el hogar
2. Adquirir almacenar, empacar, re empacar, distribuir en general, bajo 1 cualquier modalidad comercial, y vender toda clase de mercancías, artículos y productos nacionales y extranjeros, aptos para su comercialización en centros o establecimientos comerciales departamentalizados u organizados como conjunto de secciones o almacenes especializados.
3. Adquirir, establecer, administrar y explotar almacenes, supermercados, depósitos, bodegas y demás establecimientos comerciales o centros destinados a la adquisición de las mercancías, artículos y productos mencionados en el aparte anterior con ánimo de revenderlos, a su enajenación al por mayor o al de tal, y a la venta de bienes y a la prestación de servicios complementarios, susceptibles de comercio de acuerdo con sistemas modernos de venta en almacenes de departamentos.
4. Adquirir, administrar y explotar los servicios turísticos y todo lo relacionado con el mismo, dentro y fuera del territorio nacional, la representación de proveedores cuya actividad sea o esté relacionada con la industria del turismo y además, la explotación económica del transporte terrestre de pasajeros por cuenta propia o de terceros a nivel nacional o internacional, la representación de líneas aéreas, de transporte fluvial y marítimo.
5. Adquirir, vender, agenciar y comercializar productos con el ramo de los seguros.
6. Comercializar y agenciar productos de servicios que tengan que ver con las recargas a celulares, giros de dinero, juegos de azar y pagos de servicios con los cuales se tenga convenio.
7. Comercializar productos de belleza corporal y servicios estéticos, además de servicios en el ramo de la salud.
8. La prestación de servicios de crédito para la adquisición de bienes, productos y servicios en todas sus modalidades, en especial la contemplada en la ley 1527 de 2012, y que hace alusión a la realización de operaciones de libranza, o descuento directo de sus mesadas, salarios, honorarios, y pagos otorgados a pensionados, asalariados, contratistas siempre y cuando medie autorización expresa de descuento al empleador o pagador.
9. Prestar el servicio de corresponsales bancarios que estén inscritos en la superintendencia financiera.
10. venta de productos de primera necesidad y de alimentos

12. Aviso de privacidad.

Se establece el aviso de privacidad como un mecanismo para que el Titular conozca la política de tratamiento y protección de datos personales, y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad correspondiente. En todos los casos, se debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

Se conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares de la información mientras se lleve a cabo el tratamiento de los datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento del modelo, se podrán emplear medios físicos (locativo edificio, archivos, carteles, volantes, avisos físicos en puntos de venta), informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología a elección de HOGAR Y MODA S.A.S. Según el grupo de personas cuyos datos personales se recaban, habrá un único modelo de aviso de privacidad.

13. Derechos del titular.

De conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De conformidad con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, los ejercicios de los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
e) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

14. Deberes del Responsable.

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
o) Legalizar en los términos de ley los contratos de transmisión y transferencia de datos en calidad de responsable.

15. Deberes del Encargado del tratamiento de Datos personales.

En caso de ejercer la función de encargado del tratamiento de la información de datos personales, HOGAR Y MODA S.A.S. Y los encargados del tratamiento por este último deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad.

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
m) Legalizar en los términos de ley los contratos de transmisión y transferencia de datos en calidad de encargados.

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
16. HOGAR Y MODA S.A.S. realiza la recolección de los Datos Personales a través de los puntos de venta, establecimientos de comercio, agencias externas para la gestión del cobro y del crédito, llamadas telefónicas, WhatsApp, portal ecommerce, formularios web, correo electrónico, mensajería de texto SMS, canales de comunicación físicos y los Canales Alternativos implementados en la compañía. Esta actividad supone la autorización, previa, expresa e informada del Titular.

Los Datos Personales recolectados por HOGAR Y MODA S.A.S., son almacenados a través de medios físicos, digitales. A su vez, se cuenta software de gestión de llamadas, de grabación y comunicación con nuestros clientes debidamente licenciado. Las copias de seguridad algunas son alojadas en una solución en la nube contrada por el proveedor como servicio SaaS, y otras copias de seguridad en el datacenter localizado en el edificio Bermora perteneciente Hogar y Moda S.A.S. Adicional todas las soluciones tecnológicas dispuestas para el almacenamiento y protección de los datos son suministrados por proveedores especializados en la materia, con quienes se suscriben acuerdos de confidencialidad y de transmisión de datos en términos de la ley para la adecuada protección de la información.

17. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación y supresión de datos personales.

En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, la Compañía determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información implica el deber del Titular de presentarse personalmente y exhibir el original del documento de identidad, en puntos de servicio o almacenes de los aliados de HOGAR Y MODA S.A.S., realizando la solicitud a través del diligenciamiento del “Formato PQR”.
En el evento en que el titular no se presente personalmente a ejercer sus derechos, este deberá nombrar a un apoderado, quien acreditará con copia de su cédula la identidad, así mismo, deberá presentar copia del documento del titular y poder autenticado en notaria con reconocimiento de contenido y de firma.
Otra forma de ejercer sus derechos es enviando un correo electrónico a proteccion@hogarymoda.com.co, comunicándose a la línea telefónica (+57) (4) 4484443, enviando correspondencia a la dirección física Carrera 50 N. 52-22 Edificio Bermora piso 4 centro de atención documental CAD, sitio web https://hogarymoda.com.co. .

Para el caso, en que el tratamiento de datos personales corresponda a un niño, niña y adolescente, su apoderado, padre o madre, deberá entregar copia de documento expedido por la autoridad competente en donde certifique la custodia del menor, así como deberá presentar su cédula de ciudadanía y registro civil de nacimiento para evidenciar el parentesco con el titular de la información.
El responsable de atención al titular será el encargado (a) de tramitar la solicitud, y dar repuesta al Titular, dando cumplimiento a la normatividad vigente.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con HOGAR Y MODA S.A.S. y se contaran con los siguientes mecanismos administrativos para cumplir con el debido proceso:

▪ La Consulta:

El titular o sus causahabientes pueden presentar consultas ante el Responsable o Encargado del tratamiento, la cual deberá atender dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo, de manera completa y de fondo.

La consulta se debe formular por el medio habilitado por el Responsable o
Encargado del tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término antes señalado, se deberá informar al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso puede superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• El reclamo:

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o la Constitución Política Colombiana, podrán presentar un reclamo ante el Responsable o el Encargado del tratamiento.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos
(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido y conste de igual manera en la base de datos que el reclamo fue resuelto.

El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La presentación del reclamo ante el Responsable o Encargado del tratamiento es requisito para poder acudir ante Superintendencia de Industria y Comercio.

Es pertinente aclarar que los titulares de la información o sus causahabientes sólo podrán elevar queja ante la superintendencia de industria y comercio una vez hayan elevado trámite de consulta o reclamo ante HOGAR Y MODA S.A.S. y cuya respuesta no haya sido satisfactoria.

18. Datos de la razón social HOGAR Y MODA S.A.S. en su calidad de responsable del tratamiento y protección de datos personales.

Razón Social Hogar y Moda S.A.S.
Nit 900255181-4
Domicilio Medellín- Colombia
Dirección Cra 50 # 52-22 Edf. Bermora C.Comercial Astoria
Piso 4 CAD.
Conmutador 448 45 68
Correo proteccion@hogarymoda.com.co
electrónico
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Línea gratuita 018000412052
Horario de atención lunes a viernes 8.00 AM – 12:30 M y 2:00 PM A 6:00
PM.
Sábados 8:00 AM – 1:00 PM, No se atiende en días
festivos.

19. Responsable de la atención al Titular.

El área de servicio al cliente de HOGAR Y MODA S.A.S. será el responsable de recibir y resolver las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato, de acuerdo al Proceso Interno de Trámite que se maneja administrativamente en HOGAR Y MODA S.A.S.
20. Seguridad.

HOGAR Y MODA S.A.S. implementa todas las medidas, administrativas, humanas y tecnológicas necesarias para custodiar los datos personales de los titulares de la información.
21. Restricciones.

La presente política de protección de datos personales es para uso exclusivo de HOGAR Y MODA S.A.S., por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción y cualquiera otro uso por persona distinta a HOGAR Y MODA S.A.S., en atención al respeto de la propiedad intelectual que ostentan sus creadoras y la empresa, así como por razones de seguridad de la información y de los procesos administrativos establecidos por HOGAR Y MODA S.A.S.

22. Otras Disposiciones.

a) HOGAR Y MODA S.A.S., para el Tratamiento de Datos Sensibles, informará a los Titulares de la información: (i) que por tratarse de este tipo de datos, no está obligado a autorizar su Tratamiento e (ii) informará cuales Datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.

b) Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, la Compañía responderá y respetará el interés superior de estos y además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales. Adicionalmente, HOGAR Y MODA S.A.S. solicitará autorización del Representante del niño, niña o adolescente a efectos de realizar el Tratamiento de sus Datos Personales.

c) La Compañía recolectará, almacenará, usará o circulará los Datos Personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario, el cual en todo caso no podrá ser inferior al término de duración que tenga la sociedad Almacenes HOGAR Y MODA S.A.S.

23. Vigencia.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de HOGAR Y MODA S.A.S., rige a partir de su publicación el día 7 del mes de septiembre de 2017.